Beberapa tahun terakhir pekerjaan virtual assistant (VA) mulai populer di Indonesia, terutama ketika tren kerja remote muncul. Virtual assistant bahkan dianggap sebagai pekerjaan online yang sangat menguntungkan karena bayarannya bisa mencapai Rp6 juta hingga Rp87 juta per bulan!
Karena itu, tak heran jika banyak orang melirik pekerjaan ini. Meski begitu, untuk menjadi VA tidak semudah yang dibayangkan sebab membutuhkan skill dalam banyak bidang. Mulai dari skill komunikasi, administrasi, bisnis, manajemen, hingga digital marketing!
Bagi Anda yang tertarik pada profesi yang satu ini, berikut penjelasan mengenai apa itu virtual assistant, pekerjaannya, dan skill yang dibutuhkan. Simak artikel ini sampai tuntas, ya!
Apa itu Virtual Assistant?
Singkatnya, VA merupakan profesi di bidang administratif untuk membantu bisnis maupun individu. Biasanya profesi ini dikerjakan secara remote dan status nya bisa full time maupun freelance.
Jadi bisa dibilang, VA mirip seperti asisten pribadi atau sekretaris, hanya saja tidak perlu hadir ke kantor, menemani klien perjalanan dinas, atau menyiapkan kopi. Di luar negeri, VA sudah banyak pebisnis atau perusahaan yang memakai jasa VA untuk membantu mengatur kegiatan sehari-hari.
Karena jika dilihat dari pengeluaran, VA terbilang lebih hemat dibanding sekretaris pada umumnya. Apalagi VA tidak membutuhkan ruangan maupun alat-alat kantor yang baru sehingga bisa menekan pengeluaran.
Namun demikian, di Indonesia masih belum banyak pebisnis atau perusahaan yang menggunakan jasa VA. Jadi, kalau Anda ingin bekerja sebagai virtual assistant kemungkinan besar harus mencari klien dari luar negeri. Bisa melalui situs freelance, media sosial, atau yang lainnya.
Apa saja pekerjaan Virtual Assistant?
Sebagian pekerjaan seorang VA biasanya berhubungan dengan tugas administratif perusahaan, namun tugas pastinya akan tergantung dari permintaan perusahaan maupun klien. Di bawah ini beberapa pekerjaan yang sering diberikan kepada Virtual Assistant:
Pekerjaan administratif
Scope pekerjaan VA dalam bidang administratif meliputi banyak hal. Mulai dari menjadwalkan rapat, mengatur jadwal klien, mengatur kalender, mengatur perjalanan dinas, hingga menerima panggilan dari luar.
Pembukuan
Pekerjaan berikutnya adalah yang berhubungan dengan pembukuan seperti mengelola anggaran, melakukan pembelian untuk perusahaan, bahkan melacak ke mana saja pengeluaran perusahaan.
Asisten pribadi
Untuk lingkup pekerjaan asisten pribadi, tugas VA banyak berkaitan dengan pekerjaan administratif. Akan tetapi, ada tambahan tugas lain yaitu membantu mengatur tugas yang ada di luar pekerjaan.
Contohnya seperti, mengatur perjalanan liburan keluarga klien dari awal sampai akhir, menyiapkan akomodasi, menyiapkan oleh-oleh untuk dibawa pulang, dan masih banyak lagi.
Melayani pelanggan
Pekerjaan melayani pelanggan biasanya hanya dilakukan jika klien atau perusahaan tempat Anda bekerja bergerak di bidang jasa dan produk. Dalam hal ini, tugas VA mirip seperti customer service.
Misalnya ketika ada pelanggan yang mengalami kendala, maka konsultasi awal akan dilakukan dengan VA terlebih dulu. Jika masalah yang dihadapi ternyata tidak bisa diselesaikan oleh VA atau bukan ranahnya VA, maka akan diteruskan ke bagian customer service yang lebih ahli.
Umumnya, VA dengan tugas seperti ini digunakan oleh perusahaan berskala kecil yang memang belum mempunyai tim customer service-nya sendiri.
Input data
Seorang VA juga biasa diminta mengerjakan tugas input data seperti mengumpulkan data, memeriksa keakuratan data yang tersedia, menyortir data, hingga memvisualkan data yang dikelola.
Mengelola media sosial
Di zaman digital seperti sekarang, peran media sosial bagi bisnis atau perusahaan tidak bisa dianggap remeh lagi. Maka dari itu, tak jarang klien meminta VA untuk mengelola media sosial perusahaannya.
Dalam hal ini, biasanya VA menangani tugas membalas komentar, menyapa pengikut, menentukan jadwal posting konten, sampai memantau performa konten dan akun media sosial perusahaan.
Manajemen konten
Tak hanya media sosial, seorang VA juga bisa mendapatkan tugas untuk manajemen konten perusahaan. Misalnya seperti mengatur jadwal produksi konten dan sumber daya penulisannya, atau memfasilitasi penerbitan konten sehingga klien dapat fokus pada pengembangan program konten.
Mengelola email
Tugas virtual assistant yang selanjutnya adalah mengelola email, baik email bisnis maupun email pribadi. Seorang VA harus mengecek semua email yang masuk dan memilahnya. Jika ada yang penting, maka langsung diinfokan kepada klien.
Riset
Setiap perusahaan atau bisnis tentunya memerlukan analisis. Baik analisis kinerja, pelanggan, maupun pasar. Nah, karena pekerjaan yang satu ini memerlukan banyak waktu, maka perusahaan atau bisnis dapat menggunakan jasa VA untuk mengumpulkan informasi.
Akan tetapi, karena tugas riset ini biasanya dilakukan secara manual maka memerlukan VA yang ahli menganalisis data.
Kelebihan dan Kekurangan Virtual Assistant
Sebelum mengambil keputusan untuk menjadi seorang VA, Anda harus mengetahui kelebihan serta kekurangan VA terlebih dulu.
Kelebihan:
- Syarat relatif mudah dan simple, minimal Anda mempunyai skill yang memang diperlukn
- Jam dan tempat kerja fleksibel
- Service atau jasa yang ditawarkan bisa bervariasi
- Bisa menggunakan sistem full time, kontrak, maupun freelance
- Gaji lebih tinggi jika bekerja dengan klien atau perusahaan luar negeri
Kekurangan:
- Sulit menemukan klien pertama saat baru memulai
- Harus menguasai bahasa asing, minimal Bahasa Inggris agar tidak ada kendala saat berkomunikasi
- Wajib mempunyai alat kerja yang menunjang, seperti laptop, komputer, wifi, dan yang lainnya.
Skill yang dibutuhkan oleh seorang Virtual Assistant
Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangannya, berikutnya Anda harus mengetahui apa saja skill yang dibutuhkan oleh seorang Virtual Assistant.
Komunikasi
Komunikasi menjadi skill yang wajib bagi seorang Virtual Assistant. Pasalnya selama bekerja, VA akan banyak berkomunikasi dengan klien, perusahaan, maupun relasi perusahaan. Baik secara langsung maupun tertulis.
Terutama jika Anda bekerja dengan klien atau perusahaan luar negeri. Paling tidak, Anda harus mampu berkomunikasi menggunakan bahasa Inggris. Khususnya speaking dan listening.
Kemampuan mengoperasikan Microsoft Office dan Google Workspace
Pekerjaan seorang VA tidak dapat dipisahkan dari software Microsoft Office seperti Excel, Word, Powerpoint, dan yang lainnya. Jadi pastikan Anda menguasai tools tersebut saat memutuskan menjadi Virtual Assistant.
Selain itu, Anda juga harus mampu mengoperasikan Google Workspace seperti Google Drive, Google Sheet, Google Docs, Google Meet, dan lain sebagainya.
Manajemen waktu
Skill wajib bagi seorang VA yang selanjutnya adalah manajemen waktu. Seorang VA harus pandai membagi waktu, karena dalam satu hari biasanya ada beberapa tugas yang harus diselesaikan. Terlebih jika Anda bekerja untuk banyak klien.
Pengambilan keputusan
Skill wajib seorang VA yang terakhir adalah pengambilan keputusan. Ketika menjadi VA, Anda akan dihadapkan dengan berbagai kondisi yang mengharuskan Anda membuat keputusan.
Contohnya ketika klien mendadak sulit dihubungi saat ada hal mendesak yang harus dikerjakan. Dalam kondisi seperti ini, kemampuan pengambilan keputusan yang Anda miliki akan mengambil peran utama. Terutama jika Anda memiliki tugas untuk melayani pelanggan atau pembeli.
Baca Juga: WFH dan WFO: Perbedaan, Kelebihan dan Kekurangannya
