Saat bisnis UMKM sudah berkembang besar, Anda perlu sistem penjualan yang lebih advanced. Metode pembayaran dan pencatatan barang secara manual sudah tidak efektif lagi untuk dilakukan, apalagi jika jumlah karyawan Anda terbatas. Hal-hal administratif seperti ini terlihat sepele di awal, tetapi bisa menimbulkan kekacauan di kemudian hari.
Itulah saatnya usaha Anda menerapkan sistem Point of Sales atau POS.
POS adalah sistem untuk menerima pembayaran konsumen saat terjadi transaksi pembelian. Sistem tersebut bisa berbentuk komputer, tablet (berbasis Android atau Windows), atau mesin EDC (Electronic Data Capture). Secara singkat, sistem POS memudahkan UMKM dalam menghitung kalkulasi harga, mencetak struk, sekaligus mendata barang dagangan secara otomatis.
Berikut ini 8 manfaat sistem POS untuk pelaku UMKM:
1. Mencatat data transaksi dengan lengkap dan tepat
Kasir tidak perlu repot menghitung uang kembalian karena angka data transaksi muncul secara otomatis di mesin penghitung. Selain mengurangi panjang antrian pembeli, kondisi ini juga akan meminimalisir faktor human error.
Anda juga butuh data transaksi untuk hal-hal yang tak terduga, misalnya ada pembeli yang komplain dan ingin menukar barang. Anda tentu perlu tahu informasi detail mengenai transaksi tersebut, seperti nomor ID produk, harga barang, tanggal pembelian, metode pembayaran, siapa petugas kasir di saat itu, dan sebagainya.
Beberapa perusahaan juga butuh data transaksi detail sebagai bahan perhitungan gaji karyawan. Perusahaan yang menerapkan metode tunjangan performa perlu tahu siapa saja pegawai yang berhasil menjual produk.
2. Memproses data transaksi menjadi laporan
Selanjutnya, sistem POS menyediakan rekapitulasi data transaksi harian, mingguan, hingga bulanan. Dari rekapitulasi data tersebut, Anda bisa menilai performa bisnis, apakah stagnan, berkembang, atau justru merosot.
Bahkan laporan transaksi ini juga bisa tersedia secara online dan terhubung ke semua kantor cabang perusahaan. Kantor pusat bisa segera tahu jika ada kantor cabang yang penjualannya lesu. Sehingga, Anda dapat membuat keputusan dengan tepat, misalnya memindahkan pegawai ke kantor cabang yang lebih ramai.
Laporan transaksi yang disimpan secara digital bermanfaat di era pandemi Covid-19 seperti sekarang. Anda tidak harus datang ke kantor untuk mengetahui data penjualan di hari itu. Laporan keuangan bisa dipantau dari mana saja dan kapan saja.
Baca juga : Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dengan Teknologi, Yuk Simak Peran dan Tipsnya!
3. Terintegrasi dengan stok barang
Anda tidak perlu lagi mengecek stok barang secara manual ke gudang karena sistem POS telah terhubung ke data inventaris. Laporan yang tersedia bisa digunakan untuk membeli stok barang yang akan habis. Sebaliknya, Anda dapat memproses pembatalan pembelian barang secara cepat dengan mengembalikan stok ke jumlah awal.
Selain itu, Anda bisa melakukan analisis perilaku konsumen dari informasi barang apa saja yang laku dan tidak laku. Pembeli juga ikut terbantu dengan adanya teknologi ini. Anda bisa menyediakan satu komputer berisi database yang bisa digunakan pembeli untuk mencari stok barang dan lokasinya di toko hanya dalam hitungan detik.
Bagi pelaku usaha mikro yang biasa menyetok barang untuk satu hari jualan mungkin merasa tidak perlu menerapkan sistem POS. Namun, sistem ini tetap memberikan efek baik bagi usaha karena mampu memberikan statistik mengenai apa saja barang yang paling laku.
Misalnya, barang yang paling laris di toko Anda dalam sebulan terakhir adalah mainan layang-layang. Maka, Anda bisa berjualan produk lain seputar layang-layang, seperti lem, benang, kertas, kayu untuk rangka, dan sebagainya.
banyak stok produk yang hampir expired, tetapi jarang dibeli orang. Sehingga, Anda memutuskan untuk menurunkan harga barang dan membungkusnya dalam bentuk promo agar lebih menarik minat konsumen.
Tentu melelahkan jika karyawan harus mencatat perubahan harga satu persatu, apalagi jika barangnya cukup banyak. Belum lagi jika terjadi kesalahan akibat human error, seperti salah tulis harga. Metode POS akan meminimalisir kemungkinan tersebut karena perubahan harga barang dilakukan dalam sistem yang terkomputerisasi.
Dengan pengaplikasian sistem POS, karyawan dapat mengerjakan hal lain dan menghemat waktu operasional.
4. Mencetak struk pembelian
Selain pencatatan data transaksi, kelebihan sistem POS adalah mampu mencetak jumlah pesanan dan harga barang dengan tepat di struk pembelian. Sehingga, Anda tidak perlu menulis transaksi di kwitansi secara manual yang rawan human error.
Penggunaan struk yang terkomputerisasi juga menghindarkan perusahaan dari kerugian finansial akibat korupsi dan mark up harga. Sudah menjadi rahasia umum bahwa kita tidak bisa sepenuhnya percaya pada sistem yang masih memiliki unsur manusia di dalamnya. Oleh karena itu, sistem POS dapat turut menjaga keamanan bisnis Anda.
5. Menerima berbagai metode pembayaran
Metode pembayaran uang tunai sudah begitu out of date dan berbahaya di masa pandemi karena bisa menjadi media penyebaran virus. Konsumen cenderung menyukai metode transaksi elektronik karena lebih ringkas. Terlebih bagi mereka yang membeli barang dalam nominal besar.
Lengkapi bisnis UMKM dengan sistem POS. Jangan sampai pembeli malah batal melakukan transaksi karena Anda hanya menerima pembayaran cash. Akan lebih baik apabila sistem POS Anda juga terintegrasi dengan fitur, seperti OVO, Dana, dan semacamnya. Saat ini sudah makin banyak orang yang menyimpan dana di e-wallet karena bisa diakses dengan mudah dengan smartphone.
6. Bisa diintegrasikan dengan berbagai hardware
Sistem POS berbeda dengan mesin kasir biasa yang umumnya hanya bisa terkoneksi dengan 1-2 macam hardware. Apabila memakai POS, Anda bisa mengintegrasikannya dengan berbagai alat pendukung transaksi, seperti barcode scanner dan printer. Oleh karena itu, Anda bisa melakukan kustomisasi database produk.
Selain lebih lengkap, mesin sistem POS juga dapat masih dapat dikembangkan mengikuti kemajuan teknologi. Bahkan mesin POS dapat melakukan update sistem secara otomatis. Hal ini berbeda dengan mesin kasir konvensional yang sifatnya lebih paten.
7. Fasilitas lebih lengkap daripada mesin kasir
Tidak seperti fasilitas mesin kasir yang terbatas, POS mampu mencetak nota dengan ukuran kertas berbeda, membuat laporan piutang, serta menghitung harga pokok penjualan dengan sistem First In First Out (FIFO) atau Last In First Out (LIFO). Sistem POS bisa diubah sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Baca juga : Jenis Implementasi Sistem Informasi Manajemen di Dalam Perusahaan
8. Keamanan data terjamin
Keamanan data statistik penjualan bisnis Anda terjamin aman karena pemilik akun mempunyai username dan password tersendiri. Bagaimanapun juga, Anda perlu waspada kepada siapa saja, termasuk pegawai sendiri. Hal ini dikarenakan ada beberapa informasi perusahaan yang sifatnya credential, seperti harga pokok barang, besar margin keuntungan, dan sebagainya.
Anda juga tidak akan kehilangan laporan keuangan jika terjadi kecelakaan seperti mesin kasir rusak, bendahara izin kerja, atau kebakaran mengingat data transaksi disimpan secara online. Proses penyimpanan data juga bersifat real-time sehingga semakin kecil kemungkinan untuk data hilang.
Itulah 9 manfaat penggunaan sistem POS bagi pelaku UMKM. Jika Anda pengusaha retail yang masih menggunakan mesin kasir, mungkin bisa mempertimbangkan untuk beralih ke sistem POS. Selain keamanan data terjamin, kegiatan operasional usaha Anda juga menjadi lebih ringkas. Jika masih ragu untuk memulai dari mana, percayakan pengembangan bisnis Anda kepada Maxsol. Maxsol siap memberikan solusi digital terbaik untuk kebutuhan bisnis Anda. Hubungi kontak yang tersedia untuk informasi lebih lanjut.
