Untuk kemudahan dan kelancaran sistem perusahaan, dibuatlah sistem pengelolaan sumber daya manusia. Teknologi ini diterapkan dalam bentuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau SISDM. Sistem informasi ini juga dikenal dengan Human Resource Information System atau HRIS. Agar lebih memahaminya, maka kita perlu mengetahui apa itu HRIS dan manfaatnya.
Pengertian Human Resource Information System
Human Resource Information System atau HRIS merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk memudahkan pengelolaan sekaligus akses ke seluruh data sumber daya manusia. Setiap perusahaan perlu mengelola sumber daya manusia karena ini memang penting. Apabila manajemen SDM tidak dikelola dengan baik, akan sulit bagi perusahaan untuk berkembang, dan menjalankan visi dan misinya.
HRIS Sebagai Sistem Terpusat
HRIS adalah sistem yang terpusat. Peranan sistem ini juga penting karena digunakan untuk penggajian karyawan, pembayaran pajak, absensi karyawan, evaluasi kinerja semua karyawan, sampai proses rekrutmen. HRIS khususnya memberikan bantuan untuk manajer sumber daya manusia atau HR manager untuk mengetahui semua informasi karyawan.
Informasi mengenai karyawan tersebut di antaranya yaitu data pribadi, pekerjaan dan posisi, gajinya, pengeluaran dan lain-lain. Selain itu, HR manager juga dapat membatasi akses untuk karyawan. Ada bagian yang bisa diakses karyawan, dan lainnya cuma tersedia aksesnya untuk manajemen HR.
Manfaat Human Resource Information System
HRIS memiliki peranan yang sangat penting terutama bagi perusahaan. Bahkan HRIS menjadi solusi yang terbaik dalam mengelola sumber daya manusia yang ada di sebuah perusahaan. Maka dari itu, manfaat software ini sangatlah banyak. Berikut manfaat HRIS bagi perusahaan:
Mengurangi Penggunaan Kertas
Kebanyakan divisi human resource atau HR di perusahaan masih memakai kertas, terutama untuk mengajukan izin, cuti, atau perihal seperti reimbursement obat. Jadi, data harus dimasukkan satu per satu oleh staf HR ke form kertas. Lalu, form kertas yang sangat banyak tersebut membuat staf HR harus kerja lembur untuk memasukkannya ke dalam Miscoroft Excel atau spreadsheet.
Namun, jika perusahaan Anda menggunakan HRIS dengan menerapkan ESS atau Employee Self Service, staf HR tidak akan kewalahan menginput data. Sebab, karyawan yang berkepentingan bisa memasukkan data mereka sendiri ke dalam HRIS. Perusahaan tidak buang kertas, juga hemat waktu dan tenaga.
Lebih Mudah Mengakses Data Karyawan
Dengan menggunakan HRIS, terutama yang berbasis Cloud, manajemen HR bisa mengakses data SDM di perusahaan dengan lebih mudah. Bahkan, akses bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja. Sebab, biasanya pemilik perusahaan memerlukan akses data karyawan sewaktu-waktu, kadang untuk kebutuhan yang tiba-tiba dan harus cepat.
Data Karyawan Semuanya Terpusat
Menggunakan HRIS membuat daya karyawan jadi terpusat. Khususnya, untuk HRIS yang menggunakan basis web. Jadi, tidak perlu lagi Anda meminta data seluruh karyawan dari semua divisi, untuk membuat laporan gabungan. Cukup dengan mengakses HRIS, manajemen HR bisa mengakses semua data karyawan dengan mudah dan juga cepat.
Meminimalisir Kelalaian Manusia (Human Error)
Tentu saja seluruh karyawan berupaya memberikan kinerja terbaik bagi perusahaan. Akan tetapi, human error atau kesalahan akibat kelalaian manusia tentu tetap terjadi. Oleh karena itu, HRIS hadir untuk membantu pekerjaan karyawan sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan.
Biasanya, kesalahan yang terjadi seperti keliru dalam menghitung gaji karyawan dan pajak, atau adanya risiko data yang hilang karena terhapus secara tidak sengaja. Kerugian ini berdampak pada perusahaan, tapi tidak hanya itu saja. Dampaknya juga bisa menyebabkan hubungan yang tak harmonis di antara karyawan. Ini takkan terjadi jika perusahaan menggunakan HRIS.
Meningkatkan Keamanan Data
Data pribadi karyawan sifatnya sangat sensitif. Data tersebut hanya dapat diketahui oleh beberapa orang saja di perusahaan. Maka dari itu apabila terjadi insiden seperti kehilangan data, kerugiannya begitu besar. Namun, tidak perlu khawatir jika Anda menggunakan HRIS.
Software ini memberikan tingkat keamanan yang lebih canggih. HRIS dapat membantu menghindarkan risiko pencurian data pribadi para karyawan, yang mungkin terjadi kalau cuma beberapa orang tertentu, yang mendapat izin untuk mengakses data-data tesebut. Jadi, data karyawan semuanya tetap terjaga, bahkan lebih aman lagi.
Komunikasi Antar Karyawan Jadi Lebih Efektif
Khususnya, terjadi peningkatan komunikasi di antara manajemen HR dan karyawan. Melalui HRIS, manajemen HR bisa memberikan pengumuman yang penting langsung ke karyawan yang berkepentingan. Misalnya, seperti cuti bersama, atau memberi reminder untuk melaporkan pajak karyawan. Semuanya bisa langsung disampaikan ke akun karyawan.
Di samping itu, HRIS juga bisa meminimalisir perbedaan data di antara manajemen HR dan karyawan yang bersangkutan. Misalnya, data tentang sisa jumlah cuti atau lemburan karyawan.
Baca Juga : Mengenal Sistem ERP Beserta Penerapannya pada Bisnis
Fitur Penting Human Resource Information System
Di samping manfaatnya untuk perusahaan, HRIS juga memiliki sejumlah fitur penting, antara lain yaitu:
Gaji Karyawan
Fitur penggajian karyawan adalah fitur yang sangat penting di HRIS. Sebab, sistem gaji karyawan di perusahaan ini bisa jadi sangat kompleks. Hal tersebut karena setiap karyawan mendapatkan upah, tunjangan, serta pembayaran pajak yang tidak sama. Berbeda antara satu karyawan dan lainnya.
Absensi dan Kehadiran
Sistem kehadiran dengan basis biometrik bisa diintegrasikan dengan HRIS. Jadi, dengan begitu semua penghitungan kehadiran, kemudian jam kerja dan juga cuti, bisa otomatis tercatat di dalam sistem. Ini membantu sistem penggajian karyawan juga, agar terhitung secara otomatis dan juga semakin akurat.
Penilaian Karyawan
Dengan bantuan HRIS, evaluasi karyawan bisa dilakukan melalui proses yang berjalan dengan optimal dan juga praktis. HRIS membantu manajer HR untuk membuat evaluasi, di antaranya yakni evaluasi diri, skala peringkat, dan lain-lain. Kemudian, dari setiap hasil evaluasi, bisa dilakukan pengukuran dengan mudah, sehingga bisa diketahui seperti apa progress karyawan.
Rekrutmen Karyawan
Fitur manajemen untuk rekrutmen ini, bisa memudahkan manajer HR untuk menyusun tahap-tahap proses perekrutan, mulai dari menyusun dan memverifikasi informasi, melakukan wawancara kerja, mengevaluasi kemampuan, negosiasi gaji, hingga penerimaan karyawan.
Manajemen Pajak
Sistem HRIS juga mempunyai fitur untuk integrasi Tax Management. Fitur ini untuk mengelola semua informasi keuanga, dan juga pajak PPh 21, lalu NPWP, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, sampai informasi tentang bank karyawan.
Manajemen Keuangan
Fitur manajemen keuangan juga harus ada di dalam sistem HRIS yang baik. Fitur ini memudahkan pengelolaan tentang biaya yang dikeluarkan, juga pengembalian uang yang telah diajukan karyawan ke perusahaan. Dari sini, manajer HR bisa membuat laporan tentang jumlah total biaya yang rata-rata dikeluarkan oleh setiap karyawan.
Kini, dengan mengetahui apa itu HRIS dan manfaatnya, Anda bisa mulai menggunakan sistem manajemen SDM ini. Sistem HRIS akan sangat membantu kinerja pihak manajemen dalam mengelola karyawan. Terutama, sistem yang berjalan secara otomatis ini, bisa mengurangi risiko kesalahan human error, sehingga tidak terjadi kekeliruan di dalam input maupun penghitungan data. Hubungi Maxsol untuk konsultasi dan pemasangan sistem HRIS terbaik di perusahaan Anda.
