Setiap lini bisnis harus selalu up-to-date mengenai perkembangan teknologi dan manajemen sistem yang terbaru supaya tetap stabil dan berkembang. Salah satu cara bagi perusahaan untuk mempertahankan performanya adalah dengan membuat knowledge management system (KMS).
Istilah knowledge management system ini masih jarang diperbincangkan oleh banyak orang. Padahal, perusahaan yang menerapkan sistem ini dapat bergerak dengan stabil dan meningkatkan keterlibatan setiap karyawan yang pada akhirnya meningkatkan performa karyawan juga.
Untuk itulah, kali ini kami akan menjelaskan kepada kamu apa itu knowledge management system secara lengkap hanya untuk kamu.
Apa Itu Knowledge Management System (KMS)?
Knowledge management system merupakan sebuah alat yang digunakan oleh banyak perusahaan untuk membantu mendokumentasi, menyimpan, dan berbagi dokumen dan informasi penting lainnya untuk keperluan internal dan eksternal (customer).
Selain untuk mengorganisir dokumen, sistem ini juga membantu meningkatkan integrasi antar karyawan dengan cepat. Hal ini dikarenakan sistem knowledge management ini seperti katalog yang menyimpan dokumen di rak-rak yang tepat sesuai dengan tempatnya.
Tentunya, dengan adanya sistem ini dapat membantu karyawan mengakses data-data terbaru dan juga membantu customer support untuk menemukan jawaban yang tepat untuk customer lebih cepat. Sistem ini dapat digunakan oleh bisnis kecil, menengah, dan besar.
Tujuan Menggunakan Knowledge Management System
Baik itu dari sisi tim, kepemimpinan, konsultasi, atau pelanggan, perusahaan akan selalu menghasilkan informasi dan pengetahuan yang baru.
Misal, setiap salesman berhasil mendapatkan pesanan baru, mereka akan menghasilkan informasi yang dapat membantu perusahaan mendapatkan pesanan yang baru di masa depan.
Hal ini juga berlaku di departemen sumber daya manusia atau HRD. Dengan menggunakan sistem ini, mereka dapat menganalisa dan pengetahuan bagaimana cara merekrut karyawan yang lebih baik di kemudian hari.
Selain itu, sistem ini dapat menyelamatkan perusahaan kamu ketika salah satu karyawan terbaik memutuskan untuk meninggalkan perusahaan.
Tanpa memiliki knowledge management system, setiap pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan itu akan hilang. Tentunya hal ini sangat merugikan bisnis karena kamu harus menganalisa ulang kembali workflow yang biasa dia lakukan.
Keuntungan Menggunakan Knowledge Management System
- Meningkatkan Efisiensi Organisasi
Perusahaan akan jadi menghemat waktu dan uang dalam membangun tim yang produktif.
- Membuat Keputusan yang Tepat
Dengan semua informasi dan pengetahuan yang dimiliki, perusahaan akan lebih cepat dan tepat dalam membuat keputusan.
- Mendorong Inovasi
Mengajak setiap karyawan dan pemangku kepentingan untuk berkontribusi lebih dalam mengumpulkan informasi dan pengetahuan dan membangun budaya inovasi.
- Meningkatkan Keterampilan Karyawan
Dengan menggunakan KMS, kamu dapat melatih dan mengembangkan keterampilan dan potensi tersembunyi dari setiap karyawan dengan cara yang terstruktur.
- Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Kamu dapat menganalisa dan memprediksi produk atau layanan yang lebih baik dan terorganisir sehingga membuat pelanggan merasa dimengerti.
- Komunikasi Lebih Baik
Sistem ini akan membantu perusahaan untuk memudahkan sistem kolaborasi antar tim sehingga menghasilkan tujuan yang sama.
- Meningkatkan Alur dan Proses Kerja
KMS menyederhanakan alur dan proses kerja yang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan performa karyawan.
Fitur Utama Dalam Memilih KMS
Setelah membaca penjelasan mengenai apa itu knowledge management system dan alasan kenapa KMS penting bagi setiap perusahaan, sekarang kami akan menjelaskan kepada kamu bagaimana cara memilih knowledge management system yang baik untuk perusahaan kamu.
Cloud Storage
Untuk dapat mengimplementasikan knowledge management system, kamu harus memiliki cloud storage yang besar untuk menyimpan semua dokumen penting perusahaan.
Selain itu, pastikan juga platform yang kamu gunakan dapat membantu kamu membagi setiap segmen informasi berdasarkan setiap departemen yang berbeda.
Salah satu platform KMS yang bisa kamu coba adalah Google Drive, Microsoft 360, dan Monday. Ketiga platform ini menyediakan tempat penyimpanan yang sederhana dan ramah pengguna.
Pembaruan Otomatis
Maksud dari otomatis pembaruan otomatis ini adalah dapat melacak status atau pembaruan dari setiap dokumen secara nyata.
Misal, kamu memiliki dokumen mengenai sistem kerja customer support, setiap ada pengetahuan yang baru, karyawan dapat memperbarui dokumen tersebut atau menambahkan komen pada dokumen tersebut.
Kolaborasi
Salah satu tujuan utama dalam menggunakan KMS ini adalah kolaborasi. Tanpa adanya kolaborasi yang baik, perusahaan kamu tidak dapat menggunakan KMS dengan baik.
Misal, kamu dapat mengundang seluruh tim dalam satu projek tertentu. Atau kamu dapat mengundang klien atau pemangku sebagai tamu untuk turut berkontribusi dalam projek yang kamu lakukan.
Berikut adalah fitur-fitur yang dapat memudahkan kamu dalam berkolaborasi:
- Tagging: dapat menandai anggota tertentu dalam suatu tugas dan aktivitas.
- Video Conferencing: terintegrasi dengan video conferencing dan membuat jadwal meeting dengan mudah.
- Instant-Messaging: untuk berkomunikasi antar tim secara langsung.
- Notifications: mendapatkan pemberitahuan terbaru
- Task Management: membuat tugas dan memberikan tugas kepada tim dan mengukur progres projek yang dilakukan.
- Activity Log: melihat secara utuh sejarah pembaruan yang dilakukan oleh klien, tim, dan juga pemangku.
Aksesibilitas dan Kemudahan Penggunaan
KMS ini harus memiliki aksesibilitas yang dapat digunakan oleh semua karyawan yang terkait.
Karena sistem ini dapat diakses dimana saja dan kapan saja, tentunya akan sangat memudahkan karyawan yang sedang bekerja dari rumah. Kamu hanya perlu melihat activity log untuk melihat aktivitas karyawan tersebut.
Integrasi
Berdasarkan Statista, rata-rata penggunaan aplikasi pada suatu perusahaan adalah sebanyak 80 aplikasi. Jumlah ini terbilang sangat banyak dan tidak efektif dalam pekerjaan.
Karenanya, setidaknya kamu harus memilih aplikasi knowledge management system yang dapat terintegrasi dengan berbagai aplikasi yang kamu butuhkan.
Misal, perusahaan kamu menggunakan Microsoft 360, kamu dapat mengintegrasi berbagai macam aplikasi atau platform ke akun Microsoft 360 kamu seperti:
- Mailchimp
- Zoom
- Facebook Ads
- Trello
Dengan begitu, kamu dapat mengakses berbagai macam aplikasi dan platform hanya dari satu aplikasi saja. Sangat efisien, bukan?
Laporan
Terakhir, pastikan aplikasi KMS yang kamu gunakan memiliki fitur laporan data faktual dari aktivitas bisnis dan perusahaan.
Laporan ini sangat penting supaya kamu dapat memantau dan menganalisa aktivitas bisnis yang berjalan dalam satu bulan secara valid.
Selain itu, kamu juga dapat melihat performa dari setiap departemen yang ada di perusahaan kamu. Kamu dapat mengetahui seberapa sibuk departemen pemasaran dalam melakukan pekerjaannya, berapa jumlah total leads yang didapatkan oleh tim sales, atau kamu dapat melihat seberapa banyak customer support melayani pelanggan.
Sudah Siap Menggunakan Knowledge Management System Untuk Perusahaan Kamu?
Knowledge management system sangat penting dimiliki oleh setiap perusahaan. Selain membantu sistem kerja perusahaan, aplikasi ini dapat membantu meningkatkan performa layanan dan penjualan bisnis secara faktual. Semoga dengan penjelasan ini, kamu dapat memilih aplikasi KMS yang tepat untuk perusahaan kamu.
Baca Juga: Jenis Implementasi Sistem Informasi Manajemen di Dalam Perusahaan
